Nội dung chính
- Tân Á Đại Thành – Kết nối dự án, kế hoạch và quy trình thực thi
- Bài toán: Nhiều dự án, nhiều đầu việc, nhiều quy trình cùng vận hành
- 6 câu hỏi điều hành cần trả lời nhanh
- XDFLOW kết nối quản lý dự án với điều hành công việc
- 7 lớp theo dõi của một dự án
- 6 nhóm nghiệp vụ trong phạm vi triển khai/mở rộng
- Quản lý tiến độ: Không chỉ biết chậm, mà còn biết vì sao chậm
- Từ cuộc họp và kết luận đến nhiệm vụ có deadline
- Số hóa quy trình lựa chọn nhà thầu
- Phân tích kết quả sản phẩm cho doanh nghiệp
- Giá trị quản trị kỳ vọng từ mô hình triển khai
Tân Á Đại Thành – Kết nối dự án, kế hoạch và quy trình thực thi
Trong bối cảnh quản lý nhiều dự án và kế hoạch song song, Tân Á Đại Thành đặt ra yêu cầu theo dõi xuyên suốt từ danh mục dự án, hạng mục, công việc đến tiến độ và các quy trình nghiệp vụ liên quan. XDFLOW được triển khai theo hướng kết nối các hoạt động đó trên một nền tảng thống nhất. Trạng thái theo tài liệu: đang triển khai / mở rộng.
Bài toán: Nhiều dự án, nhiều đầu việc, nhiều quy trình cùng vận hành
Để điều hành đồng thời nhiều kế hoạch và dự án, doanh nghiệp phải nắm danh mục, tiến độ từng hạng mục, người chịu trách nhiệm và các điểm nghẽn phát sinh. Bên cạnh đó là những hồ sơ và bước xử lý như lựa chọn nhà thầu, đánh giá, đấu thầu, phê duyệt, xin gia hạn. Nếu các hoạt động này bị tách rời, bức tranh triển khai khó được theo dõi thống nhất.
6 câu hỏi điều hành cần trả lời nhanh
- Dự án đang ở giai đoạn nào?
- Công việc nào đang thực hiện?
- Đầu việc nào đã quá hạn?
- Ai đang chịu trách nhiệm?
- Nguyên nhân chậm tiến độ là gì?
- Thời hạn điều chỉnh và bước phê duyệt tiếp theo là gì?
XDFLOW kết nối quản lý dự án với điều hành công việc
Trọng tâm triển khai tại Tân Á Đại Thành được tổ chức theo chuỗi Danh mục dự án → Kế hoạch → Hạng mục → Công việc → Tiến độ → Kiểm soát → Kết quả. Các thông tin về trách nhiệm, trạng thái, vướng mắc và yêu cầu xử lý được đặt trong mối liên hệ với kế hoạch tổng thể để lãnh đạo có thể theo dõi từ cấp dự án đến từng đầu việc.
7 lớp theo dõi của một dự án
Danh mục dự án
Tổng hợp các dự án cần quản lý và phạm vi triển khai.
Kế hoạch
Tổ chức công việc theo thời gian, mục tiêu và đầu mối.
Hạng mục
Phân rã dự án thành các phần việc có thể giám sát.
Công việc
Giao người hoặc đơn vị phụ trách và thời hạn.
Tiến độ
Cập nhật tình trạng thực hiện, nhận diện các đầu việc chậm.
Kiểm soát
Rà soát vướng mắc, giải trình và nhu cầu điều chỉnh.
Kết quả
Ghi nhận kết quả thực hiện và tổng hợp báo cáo.
6 nhóm nghiệp vụ trong phạm vi triển khai/mở rộng
Dự án và kế hoạch
Quản lý danh mục, kế hoạch, hạng mục, mục tiêu và thông tin phụ trách.
Tiến độ và công việc
Xem việc đang thực hiện, quá hạn, người chịu trách nhiệm và lý do chậm.
Cuộc họp và giao việc
Liên hệ nội dung họp, kết luận, nhiệm vụ, deadline và kết quả.
Lựa chọn nhà thầu
Quản lý chuỗi bước liên quan nhu cầu, đề xuất và lựa chọn.
Đánh giá & đấu thầu
Tổ chức các bước đánh giá tài chính, kỹ thuật và nghiệp vụ đấu thầu.
Phê duyệt & gia hạn
Theo dõi đề xuất, hồ sơ, trạng thái phê duyệt và thời hạn điều chỉnh.
Quản lý tiến độ: Không chỉ biết chậm, mà còn biết vì sao chậm
Theo tài liệu Tân Á Đại Thành, các câu hỏi quan trọng gồm công việc nào đang thực hiện, công việc nào quá hạn, ai phụ trách, nguyên nhân chậm và có cần xin gia hạn hay không. Vì vậy, mô hình quản lý tiến độ không chỉ dựa vào mốc kế hoạch, mà gắn trạng thái với đầu việc và trách nhiệm xử lý. Hình bên cạnh là dashboard minh họa, không phải dữ liệu thực tế.
Từ cuộc họp và kết luận đến nhiệm vụ có deadline
Nội dung kết luận họp có thể tiếp nối thành công việc được phân công, có người thực hiện, thời hạn và kết quả. Đây là năng lực được mô tả trong cả tài liệu Tân Á Đại Thành và BRG Group. Mục tiêu là tránh tách việc triển khai sau họp khỏi dự án và kế hoạch liên quan.
Số hóa quy trình lựa chọn nhà thầu
Nhu cầu → Đề xuất → Lựa chọn nhà thầu → Đánh giá (tài chính và kỹ thuật) → Đấu thầu → Phê duyệt → Kết quả.Tân Á Đại Thành xác định lựa chọn nhà thầu là một nhóm quy trình trong phạm vi triển khai/mở rộng.
Phân tích kết quả sản phẩm cho doanh nghiệp
Đánh giá tài chính và kỹ thuật theo từng bước
Đánh giá tài chính: Hồ sơ → Đánh giá → Ý kiến → Kết quả → Trình duyệt → Phê duyệt.
Đánh giá kỹ thuật: Hồ sơ nhà thầu → Phân công đánh giá → Đánh giá → Nhận xét → Kết luận → Trình duyệt. Mỗi bước hướng tới lưu trạng thái và trách nhiệm.
Phê duyệt gắn với hồ sơ và người xử lý
Thay vì xử lý qua các trao đổi rời rạc, XDFLOW định hướng gắn trạng thái phê duyệt ngay với nghiệp vụ. Ví dụ Người lập → Kiểm tra → Đánh giá → Quản lý → Lãnh đạo → Phê duyệt. Các điểm cần theo dõi gồm hồ sơ đang ở đâu, ai xử lý và đang chờ bước nào
Xin gia hạn nhưng vẫn giữ được lịch sử tiến độ
Phát sinh chậm tiến độ → Đề nghị gia hạn → Giải trình → Đánh giá → Phê duyệt → Cập nhật deadline → Theo dõi tiến độ mới. Điểm quan trọng là yêu cầu thay đổi thời hạn phải được đặt trong chuỗi xử lý có lý do và lịch sử;
Mở rộng từ dự án đến thực thi chỉ đạo
Nội dung chỉ đạo được gắn với công việc, người phụ trách và kết quả.Theo dõi nhiệm vụ sau cuộc họp theo deadline, trạng thái và báo cáo.Chuỗi đề xuất, đánh giá, đấu thầu và phê duyệt có lịch sử xử lý.Đề nghị, giải trình, phê duyệt và theo dõi thời hạn điều chỉnh.
Giá trị quản trị kỳ vọng từ mô hình triển khai
- Theo dõi dự án từ danh mục đến hạng mục và từng công việc.
- Rõ người thực hiện, thời hạn và trạng thái ở mỗi nhiệm vụ.
- Dễ phát hiện công việc chậm, vướng mắc và yêu cầu gia hạn.
- Kết nối chỉ đạo, cuộc họp và công việc với kế hoạch liên quan.
- Đặt phê duyệt và hồ sơ trong quy trình có lịch sử xử lý.
- Tạo nền tảng để mở rộng các nhu cầu điều hành theo từng giai đoạn.
Trao đổi về giải pháp phù hợp với doanh nghiệp
Liên hệ CORP360 để tìm hiểu thêm về cách tổ chức và triển khai.