LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN VÀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰA TRÊN BỘ CHỈ SỐ KPI

1. Lập kế hoạch ngân sách dự án

Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là quá trình ước tính các nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lượng của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồn lực, và chi phí đo bằng tiền của các nguồn lực là bao nhiêu.

Xác định ngân sách dự án là quá trình tổng hợp các chi phí ước tính của từng hoạt động hoặc gói công việc để xây dựng một bản tổng dự toán chi phí. Bản tổng dự toán chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí đã được chấp thuận nhưng không bao gồm khoản dự phòng quản lý.

Ngân sách dự án là cơ sở để tạo nên các quỹ một cách hợp lệ để thực hiện các hoạt động dự án. Một bản ngân sách dự án trong đó xác định các khoản tiền chi ra là bao nhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào và khi nào thì chi các khoản tiền đó và được cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách dự án . Kết quả thực hiện dự án về chi phí sẽ được so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết quả thực hiện về mặt chi phí.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các phương pháp lập kế hoạch và ngận sách tại đây

2. Xây dựng bộ KPI dựa trên dự án và ngân sách

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng,… khác nhau phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của từng đối tượng. 

Trong doanh nghiệp, KPI thường được xây dựng ở nhiều cấp độ khác nhau để vừa làm mục tiêu, vừa làm thước đo tiến độ và kết quả công việc.

Đối với các dự án được lên kế hoạch chi tiết gồm thời gian và ngân sách theo đầu việc, từ đó chúng ta xây dựng bộ KPI tương ứng.

3. Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án để cập nhật ngân sách dự án và quản lý thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án. Cập nhật ngân sách dự án liên quan đến việc ghi chép chi phí thực tế đã chi ra cho đến thời điểm hiện tại. Muốn tăng ngân sách thực hiện dự án phải được sự chấp thuận của các chủ thể dự án thông qua quá trình Quản lý sự thay đổi một cách chuẩn tắc. Theo dõi các khoản chi của các quỹ mà không gắn với khối lượng công việc hoàn thành tương ứng với các khoản chi tiêu đó sẽ ít mang ý nghĩa. Nội dung cơ bản của kiểm soát chi phí liên quan đến phân tích mối quan hệ giữa việc sử dụng các quỹ và khối lượng công việc đã hoàn thành. Vấn đề cốt lõi của kiểm soát chi phí là quản lý kế hoạch ngân sách đã được thông qua và quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách.

4. Giải pháp phần mềm quản lý dự án và ngân sách

Phần mềm phải đầy đủ các module: Quản lý dự án, Quản lý ngân sách, Bộ KPI cho dự án với đầy đủ kế hoạch thời gian và ngân sách

Phần mềm giúp người sử dụng theo dõi được kế hoạch dự án, trạng thái công việc, ngân sách công việc, và bộ KPI đạt được tới thời gian hiện tại để giúp doanh nghiệp/cá nhân điều chỉnh dự án hợp lý theo thời gian thực

Để giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán trên thì Corp360.vn đưa giải pháp phần mềm quản lý dự án và ngân sách. Mọi người có thể tìm hiểu kỹ hơn Tại đây https://corp360.vn/phan-mem-quan-ly-du-an-va-ngan-sach.html